Tertibkan Arsip, Kepala KUA Dungingi Gelar Rapat Koordinasi dengan Pegawai Pengadministrasi dan Pengarsipan

KUA Dungingi Perkuat Tata Kelola Arsip, Dorong Layanan Administrasi yang Akuntabel

Dungingi, 9 April 2026 – Dalam upaya meningkatkan tata kelola kearsipan yang tertib, rapi, dan akuntabel, Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Dungingi, Jamil, S.Ag., MH, memimpin rapat koordinasi bersama pegawai pengadministrasi dan pengarsipan di ruang kerja KUA, Rabu (8/4/2026).

Rapat tersebut difokuskan pada evaluasi dan penataan arsip, baik dalam bentuk fisik maupun digital, khususnya dokumen terkait peristiwa nikah, rujuk, wakaf, serta surat-menyurat kedinasan. Penataan arsip dinilai penting untuk memastikan setiap dokumen dapat tersimpan dengan baik dan mudah diakses saat dibutuhkan.

Dalam arahannya, Kepala KUA menegaskan bahwa pengelolaan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Peraturan Menteri Agama Nomor 55 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama.

“Arsip merupakan bukti akuntabilitas lembaga. Berkas seperti dokumen N1 sampai N4, akta cerai, buku nikah yang telah diterbitkan, hingga surat masuk dan keluar harus diklasifikasikan dengan baik, diberi kode, serta mudah ditemukan. Hal ini juga mendukung pelayanan PTSP agar semakin cepat dan profesional,” ujar Jamil.

Dalam rapat tersebut disepakati beberapa langkah strategis sebagai tindak lanjut untuk memperbaiki sistem kearsipan di lingkungan KUA Kecamatan Dungingi. Di antaranya melakukan inventarisasi ulang arsip nikah tahun 2020 hingga 2025 serta melakukan pemilahan arsip yang tergolong vital dan harus disimpan secara khusus.

Selain itu, KUA Dungingi juga akan mulai memperkuat sistem digitalisasi dokumen dengan memanfaatkan perangkat pemindai (scanner) dan menyimpan salinan dokumen dalam penyimpanan berbasis cloud melalui Google Drive sebagai cadangan data.

Langkah lainnya adalah penunjukan penanggung jawab arsip berdasarkan jenis layanan agar pengelolaan dokumen lebih terorganisir dan tidak terjadi tumpang tindih dalam pengarsipan.

Dalam kesempatan yang sama, pegawai pengadministrasi, **Maulun Utiarahman**, menyampaikan bahwa selama ini terdapat beberapa kendala dalam pengelolaan arsip, terutama terkait keterbatasan rak penyimpanan serta sumber daya manusia yang menangani kearsipan.

Menanggapi hal tersebut, Kepala KUA Dungingi menyatakan akan mengusulkan penambahan sarana dan prasarana kearsipan kepada Kementerian Agama Kota Gorontalo melalui anggaran perubahan.

Rapat koordinasi tersebut diakhiri dengan komitmen bersama seluruh pegawai untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dan mewujudkan KUA Kecamatan Dungingi sebagai “KUA Tertib Arsip” di Kota Gorontalo, sekaligus mendukung pelayanan publik yang lebih efektif, transparan, dan profesional.